Thủ Tục Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự, Chứng Nhận Lãnh Sự – Dịch Thuật, Công Chứng
Hiện tại, đã có rất nhiều người nước ngoài đến Việt Nam làm việc, sinh sống (cũng giống như việc người Việt Nam đi nước ngoài làm việc, sinh sống). Trong quá trình sinh sống, làm việc người nước ngoài sẽ có nhu cầu sử dụng các tài liệu được cấp bởi các cơ quan/tổ chức bên ngoài lãnh thổ Việt Nam (ví dụ bằng cấp, thông tin tư pháp…). Để các tài liệu này có thể sử dụng ở Việt Nam (cũng như để các tài liệu của Việt Nam có thể sử dụng ở nước ngoài) thông thường chúng ta sẽ phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, cũng như dịch thuật, công chứng tài liệu.
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
“ Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
“Dịch thuật công chứng” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Phòng Tư pháp) chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch, như một xác nhận về sự phù hợp về nội dung giữa bản gốc và bản dịch. Thường gặp nhất là dịch thuật hộ chiếu/passport.
Văn bản liên quan:
- Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Hồ sơ thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự (tại Việt Nam):
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
- Giấy tờ tùy thân của người đề nghị (xuất trình bản chính khi đi nộp trực tiếp, hoặc nộp kèm một bản chụp trong trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện);
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu trên để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Hồ sơ thực hiện chứng nhận lãnh sự (tại ở Việt Nam):
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự (theo mẫu);
- Giấy tờ tùy thân của người đề nghị (xuất trình bản chính khi đi nộp trực tiếp, hoặc nộp kèm một bản chụp trong trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện);
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này (để lưu).
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có thể nộp tại Bộ Ngoại giao (Cục lãnh sự) hoặc Sở Ngoại vụ Tp. HCM hoặc 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố đã được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Thời hạn giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ; nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Với một số giấy tờ sau, Bộ Ngoại giao sẽ không thực hiện chứng nhận lãnh sự, nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ sẽ cấp chứng nhận rằng giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao.
- Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được;
- Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30/04/1975.
Dịch thuật công chứng:
- Để đảm bảo bản dịch đúng, đầy đủ với tài liệu gốc, chủ tài liệu nên tìm đến một đơn vị có chuyên môn hoạt động trong lĩnh vực này để sử dụng dịch vụ. Chủ tài liệu cũng có thể liên hệ với phòng tư pháp ở địa phương để xem danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, và liên hệ với những người mà mình tin tưởng.
- Sau khi người dịch dịch xong tài liệu, tài liệu gốc và bản dịch sẽ được xuất trình cho phòng Tư pháp để chứng thực. (Người dịch thuật sẽ phải đáp ứng điều kiện về chuyên môn là Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc bằng tốt nghiệp đại học trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch).
- Cần lưu ý là việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. Vì vậy, người tiếp nhận giấy tờ vẫn nên cẩn trọng, kiểm tra lại nội dung, hình thức của tài liệu.
- Tương tự, về việc dịch thuật thì phòng Tư pháp chỉ xác nhận về việc người dịch có đủ năng lực dịch và chịu trách nhiệm bản dịch của mình; phòng không chịu trách nhiệm về chất lượng bản dịch.
- Ngoài ra, với các quốc gia đã ký điều ước về tương trợ tư pháp với Việt Nam thì các giấy tờ của hai quốc giá có thể sẽ được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc có thể được miễn theo nguyên tắc có đi có lại).
