Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Của Công Ty Nước Ngoài Tại Việt Nam
Hiện nay, thị trường Việt Nam càng ngày càng thu hút được nhiều các nhà đầu tư nước ngoài mong muốn đầu tư. Thông thường, trước khi tiến hành đầu tư, nhà đầu tư nước ngoài sẽ thành lập văn phòng đại diện để khảo sát thị trường, tìm kiếm những khách hàng tiềm năng cũng như xây dựng hệ thống nhà cung cấp, đối tác. Vậy VPĐD là gì, thủ tục thành lập như thế nào và có điểm nào cần lưu ý khi vận hành VPĐD ở Việt Nam?
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?
“Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam” là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Các văn bản pháp luật liên quan tới đăng ký thành lập văn phòng đại diện:
- Luật Thương mại 2005.
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (VPĐD) có các quyền sau:
- Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn trong giấy phép thành lập.
- Thuê trụ sở và thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết.
- Tuyển dụng lao động để làm việc tại Văn phòng đại diện.
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam và sử dụng tài khoản này vào hoạt động của VPĐD
- Làm con dấu mang tên Văn phòng đại diện.
Nghĩa vụ của VPĐD:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc để thực hiện các quyền ở trên.
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định.
Điều kiện cấp giấy phép thành lập VPĐD:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (VPĐD) tại Việt Nam bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải được chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định);
- Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đứng đầu VPĐD như hộ chiếu hoặc CMND/CCCĐ;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD như (Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở VPĐD…)
- Các tài liệu nước ngoài cần phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật.
Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập VPĐD: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt VPĐD. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký cấp Giấy phép thành lập VPĐD và trả lời kết quả:
- Hồ sơ không hợp lệ: Yêu cầu bổ sung tối đa 1 lần. Hồ sơ hợp lệ: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp Giấy phép thành lập VPĐD cho thương nhân nước ngoài.
- Trường hợp từ chối cấp phép sẽ có thông báo văn bản nêu rõ lý do.
- Trong một số trường hợp Cơ quan cấp Giấy phép cần gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập VPĐD. Trường hợp không cấp phép sẽ có thông báo văn bản nêu rõ lý do.
Việc điều hành VPĐD vẫn có một số hạn chế vì VPĐD chỉ thực hiện chức năng đại diện, không được thực hiện nhiều chức năng của thương nhân, như:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
- Văn phòng đại diện của thương nhân không được khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác thực hiện khuyến mại tại Việt Nam cho thương nhân mà mình đại diện.
- Văn phòng đại diện của thương nhân không được trực tiếp thực hiện hoạt động quảng cáo thương mại.
- Văn phòng đại diện của thương nhân không được trực tiếp trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ của thương nhân do mình đại diện, trừ việc trưng bày, giới thiệu tại trụ sở của Văn phòng đại diện đó.
- Văn phòng đại diện của thương nhân không được trực tiếp tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại. =>Vì vậy, cần nghiên cứu kỹ các hoạt động muốn giao cho VPĐD, tránh vi phạm pháp luật Việt Nam. Hoặc thương nhân có thể thành lập chi nhánh để thực hiện được nhiều hoạt động hơn.
